上週在一個 Women in Tech 群組裡，看到一位波蘭女工程師的困擾：
她到歐洲其他國家工作（好像是荷蘭），工作上大家都用英語溝通。但同事、上司卻抱怨她在辦公室裡不是 good cultural fit （無法適應工作文化）。這位女工程師說，她不能理解問題出在哪裡。「是用非母語溝通的關係嗎？」
有些人給她回饋，說她的 email 文字過於犀利，甚至顯得「不客氣」或「有敵意」。但她表示已經試著用一些像 Grammarly 的書信軟體，檢查自己的用字遣詞是不是妥當──結果文法完全正確、也符合她想要表述的內容，「應該不會引起誤會才對啊」。
這位波蘭工程師滿頭霧水，她不知道問題到底是出在語言隔閡上、還是不同國家民情的問題、甚至是男女性別溝通方式的不同⋯⋯？
跨文化溝通，最難掌握的其實不是「文法」和「字彙」
我在馬里蘭大學讀 Creative Writing 的時候，學到作者的文字可以表達很多東西，像是 style （寫作風格）或者 writing voice（每位作家獨特的寫作身分，就像每個人有不同的指紋那樣）。
關於這些主題，可以探討的事情太多了，但我覺得跟職場寫作最相關的，應該是「tone」：Tone 簡單的說，就是你的文字所表達出來的「態度」，有點像是說話時的「語氣」。
職場溝通，該用什麼樣的 tone？這本身就是很難的問題，遑論你在知道自己想表現的態度之後，真正表達出來的又是那樣嗎？對方接收到的，是否又跟你預期的一樣，還是會產生「言者無心聽者有意」的問題？
在美國矽谷這邊工作，這個問題更加複雜，因為職場上參雜著各國的人；有些人的母語是英文、有些人的母語不是。就算兩個同樣母語為「英文」的人跟彼此說話，像是英國人跟美國人，他們就不會產生溝通的誤會嗎？當然還是會的。因為每個地區的用字遣詞、習慣都不一樣。那兩個非英文為母語的人用英文溝通，有可能產生的問題就更多了。
很多人覺得，要在職場上使用英文，最關鍵的是字彙要夠多、文法正確、發音標準。其實字彙、文法、發音會造成的溝通誤會是相對少的；用非母語在職場上溝通最困難的，是對於 tone 的掌握。
「英語非常標準，未必只有好處」──關於使用者的「角色期待」
多年前，我在台灣跟一位美國的教授吃飯，她誇讚我的美式英語非常標準，幾乎和土生土長的美國人沒有差異──但她提醒我，這未必是一件好事。
「別人聽你説的英文，無形中會對你這個人有很多先入為主的想法。例如，他們可能會認定你就是從小到大都生長在美國的 ABC（但其實你不是）。他們把你當成美國人，就會用自己人的語言標準衡量你。對於外國人，他們可能不那麼在意對方表達事情的方法，覺得是文化差異；但如果是『自己人』，可能就會覺得『這句話她怎麼這樣講？沒禮貌！』之類的」。
因為教授這番話，我在美國職場上、面試時，都會簡單地說明一下自己的文化背景：我出生波多黎各，但四年級後都住在台灣，碩士才到美國讀⋯⋯。雖然囉嗦了一點，但我想要避免別人因為不理解而亂猜測我的生長背景，所造成的溝通誤會。
女性在職場上，尤其是男多女少的工程界，我覺得有一個蠻獨特的溝通困難，也是跟 tone 有關。雖然在美國強調男女平權，但我們每個人多多少少都對於性別有一些刻板印象與內在的期待。男人如果說話大聲一點、兇一點，我們頂多覺得他很「強勢」，甚至覺得有男子氣概、領導力。但很少有人賞識說話犀利、嚴苛、一針見血的女人。
頂多大家學會尊重職場上女性的「威嚴」，但不管是有意無意，很多人還是期待女人說話圓融一點、笑容多一點。像是我以前在特斯拉上班時，身邊都是觀念比較守舊的男人，他們只要看到我臉上沒有掛著笑容就問我為何不多笑一點。但其他的男同事就算終日都板著臉、甚至跟別人起衝突破口大罵，大家都習以為常。身為女性，出於習慣我自己在職場上使用的 tone 還是偏委婉，但我盡可能不卑不亢，友善但不拐彎抹角。
職場上如何展現「專業」的 tone？一些經驗分享
在美國工作，我確實也遇過一些同事無論是寫 email 或群組 chat message，句子都寫得極為簡短，甚至簡短到我覺得無禮、不舒服的地步。這時我會思考，這到底是因為他使用第二語言、文字掌握得不好，還是刻意地挑釁呢？
2020 年全球 COVID 肆虐，我們從 3 月開始就在家工作。職場上大家多以大量文字溝通、少掉了能夠直接面對面講話的機會，更是挑戰每個人對於 writing tone 的掌握與解讀能力。
你的文字會透露你的態度；就像說話的時候別人會透過我們的語氣，解讀我們說話的原意一樣。我們寫的白紙黑字，傳達出來的態度可能是友善的、冷漠的、卑微的、命令的、幽默的、諷刺的⋯⋯在不同的時候，我們希望傳達的態度是不同的；但這個態度是否能被對方準確接收與理解，就是學問所在了。
如果對於 writing tone 的掌握程度有疑慮時，就走保守路線、在職場上盡量傳達「專業」的態度吧！
所謂的「專業」，就是句子盡量完整（主詞、動詞、受詞不要隨意省略），標點符號正確（不要用太多驚嘆號，那樣讀起來很有壓力），態度不卑不亢（有禮貌但也不用過於婉轉）。別人的 email、訊息盡量每封都回覆，不要已讀不回。
職場上， "over-communicate" 我覺得是蠻好的原則：不用怕自己囉嗦，寧可多添幾句話解釋自己為何提出這個疑問、為何想要這麼做、為何不能參與某個會議等等，也不要假設別人能夠理解我們想傳達的態度。
我們能做的，也就是盡可能表達清楚、有禮貌。剩下的，就是聽者、讀者那一方如何接收我們的文字了。
我覺得人與人之間，一個好的相處原則是 assume good intentions（先假設對方沒有惡意，如果感覺不舒服，先假設是誤會），這樣生活起來煩惱也少一點。必要時，跟同事約時間把 zoom 打開，直接視訊溝通吧！光用文字要精準的掌握與解讀 writing tone 非常困難（就算夫妻、父母子女、兄弟姐妹之間都會言者無心聽者有意了，遑論語言、文化、生長背景大相逕庭的同事之間）；若能直接加上聲調、表情、手勢溝通，大家都會鬆一口氣。
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